FlixNet - Das Globale Informations- und Serviceportal in Office 365

FlixNet ist eine in Office 365 bereitgestellte, globale Informations- und Serviceplattform. 1.200 Mitarbeiter der FlixMobility GmbH aus über 14 Ländern finden dort Informationen, Ressourcen und Werkzeuge für ihre tägliche Arbeit. Zusätzlich nutzen die globalen Teams FlixNet als Tor zum internen sozialen Austausch. Mobil und von überall erreichbar.

In dem schnell wachsenden globalen Unternehmen wurde Office 365 aus strategischen Gründen als Cloud-Plattform eingeführt. Durch kontinuierliches europa- und weltweites Wachstum war das vorhandene deutsche Portal nicht mehr geeignet. Im Unternehmen werden zudem eine Vielzahl an unterschiedlichen Cloud Services eingesetzt, die isoliert voneinander agieren.

„Wir standen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Informationen, Systeme und Strukturen, die durch das laterale und internationale Wachstum komplexer geworden waren, übersichtlich in einer gemeinsamen Welt zusammenzuführen und global für alle Mitarbeiter schnell und einfach verfügbar zu machen“, erklärt Jörn Roßberg, Senior Manager Internal Communications.

Mit der Vision, eine „OneWorld Solution“ zu schaffen, die Mitarbeiter aller Länder auf einer gemeinsamen Plattform zusammenbringt, startete das ambitionierte Projekt. Dabei wollte FlixBus die Mehrwerte der Office 365 Plattform sinnvoll kombinieren und ihre Stärken gezielt nutzen. Ein besonderer Fokus lag auf der Individualisierung und Personalisierung – vor allem im Hinblick auf ein modernes Dokumenten- und Informationsmanagement. Die Lösung sollte außerdem mobil nutzbar sein und das Corporate Design von FlixBus bestmöglich transportieren. Als Tor zu allen im Unternehmen eingesetzten Cloud Services außerhalb von Office 365 war es wichtig, diese in eine gemeinsame, gut navigierbare Übersicht zu bringen.

„Dem Mitarbeiter stehen alle globalen News und Informationen, Updates aus den Landesgesellschaften sowie Austauschmöglichkeiten zur Verfügung. Es kann aber jeder für sich entscheiden, mit welcher Intensität er das System und seine einzelnen Komponenten nutzt und welche Informationen oder Tools direkt zur Verfügung stehen sollen.“

Key Features

• Newsstream
• Team-Yammer
• Service Hub

Bereits einen Monat nach dem Go-Live landeten Informationen und Nachrichten aus 25 Ländern in einem gebündelten Newsstream. Die Nutzer können sich den Stream an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen, indem sie zum Beispiel nach Standort oder Themengebiet filtern. Newsbeiträge können geliked und kommentiert werden. Die dezentrale Beitragserstellung verschiedener Editorial-Teams wird durch angepasste Redaktionsfunktionen gestützt.

Das Modul „Team-Yammer“ holt auch Nutzer ab, die noch keiner Gruppe folgen. Im Rahmen der Einführung des FlixNet ist ein Konzept entstanden, das jedem Mitarbeiter auf einen Blick den Zweck und die Mehrwerte von Yammer erkennen lässt und zur Beteiligung einlädt. So nehmen die Mitarbeiter an der Kommunikation globaler Teams teil, lernen neue Mitarbeiter kennen oder teilen ihre ganz persönlichen Momente bei FlixBus mit den Kollegen.

Diverse im Unternehmen verstreute Dokumente, Informationen, Werkzeuge und Services erhalten mit dem „Service Hub“ eine gemeinsame Oberfläche. Durch einfache Filter- und Suchmöglichkeiten sowie eine dynamische Inhaltsvorschau fällt das Finden relevanter Inhalte leicht.

Die stetige Verbesserung und Anpassung des FlixNet - noch vor dem offiziellen Go-Live – wurde durch die enge Zusammenarbeit zwischen den Projektteams von FlixBus und itacs ermöglicht. Aufgrund der hohen Akzeptanz des FlixNet bei den Mitarbeitern gibt es erste Überlegungen, externe Cloud Services wie das Unternehmens-Wiki ebenfalls in das neue Portal zu überführen. Dies dient auch dazu, den Plattformgedanken weiterzudenken.

Mehr dazu erfahren Sie in dem Projekt-Einblick, den Nico Jedamczyk gewährt, und in unserer Microsoft Kundenstimme, die wir gemeinsam mit Jörn Roßberg von FlixBus erstellt haben.